Publicada por BusinessInsider
- Silvina Moschini es emprendedora, autora de varios libros y experta en economía digital y trabajo a distancia.
- Entre sus proyectos se encuentran la herramienta de gestión de trabajo remoto TransparentBusiness y la plataforma SheWorks!, centrada en ofrecer teletrabajo en el ámbito del talento femenino.
- En un momento en el que un buen número de compañías se han visto obligadas a teletrabajar, la experta ofrece en Business Insider España, algunas sencillas estrategias para lograr gestionar equipos a distancia de manera efectiva.
Como consecuencia del coronavirus, cientos de compañías en todo el mundo se han visto forzadas a implementar de manera casi forzosa programas de trabajo remoto para asegurar la continuidad de su actividad empresarial.
A pesar de haberse asumido bajo condiciones extremas y casi a la carrera, muchos expertos consideran que este empuje puede terminar a la larga consolidando el teletrabajo.
Una reciente encuesta realizada por Gartner, Inc. a 317 líderes y directores financieros reveló que hasta un 74% de los encuestados planea mover al menos el 5% de su fuerza laboral anterior a puestos remotos permanentes después del brote de coronavirus.
«Estos datos son un ejemplo del impacto duradero que tendrá la actual crisis de coronavirus en la forma en que las empresas hacen negocios«, afirmó Alexander Bant, vicepresidente de investigación de la práctica financiera de Gartner al respecto.
«El trabajo a distancia, que arrancó como un plan de contingencia, se está consolidando como la nueva norma y urge tomar conciencia de los aspectos que involucran la implementación efectiva de este cambio» afirma por correo electrónico a Business Insider España Silvina Moschini.
Experta en economía digital y trabajo en remoto, tras de sí hay una larga lista de proyectos de emprendimiento basados en el teletrabajo.
Entre ellos está la plataforma en la nube TransparentBusiness, orientada en resolver los problemas de la transparencia en la gestión de equipos a distancia. Un proyecto con presencia en varios países, entre ellos España, para el cual Moschini consiguió recaudar 5 millones de dólares de capital de inversores en Estados Unidos.
Bajo su opinión, son muchos los desafíos que conlleva gestionar equipos remotos. Aunque más culturales y de procesos que de tecnología.
«El desafío mayor recae sobre los líderes de equipo que acostumbrados a contar sillas llenas en una oficina, se ven obligados a gestionar con nuevos paradigmas, nuevos protocolos y nuevas herramientas» asegura.
Procesos, políticas de trabajo y tecnología segura y adecuada son los elementos clave que enumera Moschini a la hora de logar que los programas de trabajo remoto funcionen y que todo el mundo gane con esta modalidad.
La experta ha compartido con Business Insider España 4 aspectos que considera esenciales para lograr gestionar con éxito equipos de trabajo a distancia.
1. Lo primero es confirmar que los empleados cuentan con el equipo de trabajo necesario
«Lo primero que un líder debe asegurarse es que los miembros de su equipo tengan un entorno seguro», afirma Moschini.
Esto supone, como explica la emprendedora, que muchas compañías opten por proveer su propio hardware al equipo. «Porque los niveles de seguridad son más elevados que los de las ordenadores personales, ya que mantienen el control de la actualización de los antivirus y programas y restringen a los empleados la descarga e instalación de programas nuevos», remarca.
Lo más óptimo es disponer de una red privada virtual (VPN por sus siglas en inglés), nube privada y de una plataforma de intercambio de archivos segura.
Moschini recomienda además «encriptar los accesos para garantizar la privacidad de la información y elegir múltiples factores de autenticación.»
Si la compañía no facilita dispositivos propios, a la hora de trabajar en remoto, los jefes de equipo deberían intentar incentivar en sus empleados que estos asuman medidas extra de seguridad, como reforzar las contraseñas, hacer copias de seguridad y contar con las versiones más actualizadas del software, según los consejos del Instituto Nacional de Cibreseguiridad.
2. Es adecuado que fomenten la comunicación y el seguimiento, invirtiendo tiempo en explicar cómo será el trabajo en remoto
Teletrabajar no es simplemente mover tu espacio de trabajo de la oficina a casa y seguir como tal. Conlleva ciertos cambios, sobre todo para aquellos que desarrollan su trabajo en equipos activos y bajo metodologías colaborativas.
Por lo que un paso crítico a la hora de gestionar de manera efectiva un equipo en remoto es explicar a los empleados cómo se va a trabajar desde casa.
«Ofrecer consignas claras es la premisa del trabajo a distancia eficiente», confiesa Moschini. Para lograrlo se debe «ser preciso en el delineamiento de las tareas y consecuente en su seguimiento».
A su vez, los líderes deben entender que cuando se trabaja remoto, crear procesos de comunicación es clave.
«Para fomentar estos, debe entenderse que las videollamadas tienen la categoría de una reunión de varios en la oficina y los chats directos son el equivalente de una conversación entre dos en el pasillo», explica la experta.
3. Confía en el equipo y aprende a medir el rendimiento en la distancia
«El principal reparo que tienen muchos CEOs con el trabajo remoto es la incertidumbre que les genera no poder saber si su empleado está trabajando o haciendo otra cosa en el horario laboral», asegura la emprendedora.
Acabar con esto pasar por fomentar la comunicación y por supuesto por otorgar un voto de confianza en el equipo, aunque sea la primera vez que se enfrentan en conjunto al teletrabajo. En este sentido dar cierta autonomía puede incluso favorecer el compromiso y el nivel de implicación.
Por otro lado, se puede hacer un seguimiento del rendimiento a través de herramientas tecnológicas diseñadas para verificar el proceso de trabajo, lo que permite reemplazar el monitoreo de la persona física por el del cumplimiento de los objetivos planteados.
«A través de las herramientas apropiadas, «la compañía centraliza el proceso y sigue la performance y el rendimiento de todo el equipo«, recalca la experta.
4. Y sírvete de las múltiples opciones tecnológicas que existen para promover la colaboración
Teletrabajar no significa tener que llevar a cabo tus tareas solo. Es necesario entender que tu equipo sigue ahí, así como las posibilidades de comunicarte con ellos.
A la hora de hacerlo, lo que sí es recomendable es saber optimizar las vías de comunicación para fomentarla productividad y reducir las pérdidas innecesarias de tiempo.
«El mercado ofrece infinidad de herramientas que son un antídoto contra el intercambio de cadenas infinitas de emails», ejemplifica al respecto Moschini.
«Herramientas como Google Drive para co-crear documentos en vivo, videoconferencias como las facilitadas por Webex son clave para el trabajo colaborativo en línea y para la gestión en tiempo real de los proyectos«, recomienda.
Lo conveniente es saber detectar las que mejor se ajustan a las necesidades de tus empleados y después comenzar a utilizarlas entre todos. «Así cada persona sabe qué tareas tiene que realizar y todo el equipo está alineado».
