En este IG Live de la serie de CloudWorking Academy, entrevistamos a Juliana Fernández para que nos cuente cómo es la nueva normalidad desde el punto de vista de la arquitectura y el diseño: como serán las nuevas oficinas post-COVID y qué hay que tener en cuenta para armar un espacio de home office. La serie de IG Live que conduce Silvina Moschini, Miss_Internet, en @transpbusiness forma parte de Cloudworking Academy, el programa global para que líderes reales gestionen equipos virtuales con procesos, métodos y herramientas para el trabajo remoto. 

Juliana Fernández es arquitecta y tiene un Master en Diseño Industrial por el Politecnico di Milano. Es CEO de AEI-Plannet y co-fundadora de Ezpot, una plataforma que conecta espacios con personas que buscan alquiler temporal de lugares de reunión o salas de junta, la solución ideal para quienes adoptan la operación virtual pero necesitan presencia física de vez en cuando.

¿Cuáles son las consideraciones que se están teniendo en cuenta para adaptar las oficinas de cara a la vuelta de los empleados al trabajo? ¿Qué soluciones ofrecen para aquellas otras compañías que planean continuar con modelos distribuidos?

Para el regreso seguro de los empleados a las oficinas ofrecemos: un servicio Change Management, un servicio de arquitectura (particiones, materiales antibacterianos), un equipo de mantenimiento que garantice las condiciones sanitarias, y también un apoyo tecnológico con software que hace el seguimiento de los trabajos de desinfección que requieren, por ejemplo, las alfombras o los aire acondicionados de los espacios comunes de trabajo. En cuanto al home office, a raíz de la pandemia las compañías se dieron cuenta de que tienen que invertir en los espacios de trabajo de sus empleados. Por eso muchas se acercaron a nosotros para trasladar los mismos criterios que aplicamos en los espacios de trabajo convencionales. Nuestro manera de trabajar es estudiar el caso de cada empleado: qué tareas realiza cada día, y cómo las hace, para así diseñar una solución a medida. Cuando hacemos una oficina en el mundo tradicional, estudiamos la cultura y el ADN de la empresa para crear esa conexión con la marca, y trabajamos del mismo modo cuando diseñamos un  espacio de home office. Además, para mejorar la productividad de los empleados, incluimos los elementos ergonómicos necesarios dependiendo del espacio disponible: iluminación, mobiliario, mesas que suben y bajan, apoya pies, etc. Ofrecemos kits con distintas soluciones.

¿Cómo se vería un espacio de trabajo de home office ideal?

De máxima, sería un espacio privado, iluminado, con buena vista y todos los elementos necesarios, aunque son pocas las personas que pueden disponer de un cuarto adicional para ambientar y es por eso que ofrecemos nuestros kits de transición. De mínima, un espacio de home office tiene que tener una  lámpara led con luz blanca y amarilla, una mesa ergonómica que sube y baja para tener distintas posiciones, apoya pies, apoya brazos, silla con soporte lumbar. Además, si el cuarto no tiene vista, incluir un cuadro con branding de la compañía, que es importante para fomentar la conexión con la marca y el equipo. 

¿Cómo son esos kits de transición?

Hay varios: paredes que son como cuadros y que pueden bajarse y convertirse en un escritorio con lámpara incluida, o mesas gigantescas que se transforman en cama y en escritorio, o bibliotecas que se voltean y se convierten en camas… También ofrecemos mobiliario convencional para cuando el empleado dispone de más espacio. Lo interesante es que el mobiliario de transición nos ayuda en el proceso de prepararnos para el trabajo, y luego otra vez cuando lo desarmamos y volvemos a nuestra vida personal. Estas transiciones son muy importantes, y las explicamos en nuestro servicio de Change Management. 

¿Cuáles son los beneficios de plegarse a la tendencia del standing desk, los estantes en altura donde se apoya el ordenador?

Cuando uno necesita mayor energía es ideal pararse. Yo lo hago, porque estar sentada ocho horas de corrido no es viable. Pero nosotros no vendemos muebles en AEI, sólo soluciones que aseguran mayor productividad a los recursos de las compañías que nos contratan.

Para que las videoconferencias sean más productivas, ¿qué consejos prácticos puedes darnos? ¿Dónde va la cámara? ¿Conviene que el laptop esté inclinado?

La mejor postura es parte del servicio que ofrecemos en el departamento de Change Management: cómo poner la silla, la iluminación, la pantalla, todas esas medidas que hacen al cuidado de nuestro cuerpo. 

¿Cómo cambian el diseño de los espacios de trabajo las compañías que planean recibir otra vez a sus empleados? ¿Cómo se adaptan a la nueva realidad: migran hacia un tipo de mobiliario que se pueda usar de manera rotativa o van hacia espacios cada vez más cerrados?

En el escenario post-COVID estamos viendo varias tendencias:

1. Clientes que dicen que buscan más espacio porque necesitan respetar el distanciamiento social pero quieren a todos los empleados de vuelta en la oficina.

2. Clientes que van hacia el modelo home office (solo el C Suite tiene acceso a la oficina) y planean transformar la empresa en un club a donde la gente va a interactuar, aunque el trabajo como tal siga sucediendo en la casa.

3. Un programa intermedio: mientras no se encuentre la vacuna, es importante tomar recaudos, más sitios de desinfección, señalización para el distanciamiento social, más espacio entre los asientos y las mesas en el comedor, etc.

¿Qué herramienta digitales existen para asistir en las precauciones necesarias?

Estamos colocando cámaras con termómetro y otras que detectan si las personas llevan o no su tapabocas. También ofrecemos cabinas de desinfección, una app que mide el uso del espacio, cámaras que perciben el social distancing y también apps que controlan la limpieza en tiempo real. Las encuestas reflejan que los empleados no quieren volver a la oficina porque les da miedo el aseo, y no solo del espacio sino también de sus compañeros de trabajo. En AEI trabajamos para brindar seguridad a los empleados. 

¿Qué va a pasar con los espacios de coworking post-COVID?

Creo que el gran perdedor de esta crisis va a ser el coworking, porque va en contra del social distancing. Si en una empresa nos cuesta confiar en lo que hizo anoche nuestro compañero de mesa, imagínate la confianza que puedes tenerle a un extraño. Creo que, en la medida que cada vez más gente arme su home office, menos necesarios van a ser los espacios de coworking.

COVID-19 fue un acelerador de todo lo ya que venía pasando, opina Juliana Fernández. Muchas de las empresas que son sus clientes aplican hace años -aunque parcialmente- la modalidad del trabajo remoto, pero el confinamiento puso a todas las compañías ante la opción de transformar costos fijos en costos flexibles. La arquitectura y el diseño de espacios de trabajo post-COVID prevé escenarios donde los empleados vuelven a sus puestos en oficinas más profilácticas y electrónicamente monitoreadas, home offices ergonómicos y escenarios intermedios donde el trabajo se hace desde casa y la empresa funciona como un club donde el equipo va a encontrarse.