En este tercer IG Live de la serie, le preguntamos a Juan Pablo cómo generar un entorno de trabajo remoto seguro, entre otras cosas. La serie de IG Live que conduce Silvina Moschini, Miss_Internet, en @transpbusiness forma parte de Cloudworking Academy, el programa global para que líderes reales gestionen equipos virtuales con procesos, métodos y herramientas para el trabajo remoto. 

Juan Pablo Jiménez es Vicepresidente de Citrix para América Latina y el Caribe. Además de conocer al dedillo la región, es un experto en aplicaciones bajo el modelo software as a service (saas). Unos meses antes de la irrupción de la pandemia, publicó un video en  Youtube titulado “Predicciones 2020” donde contaba cómo este año las tecnologías estarían enfocadas en potenciar y simplificar los flujos de trabajo para impulsar la productividad.Además de ser una voz autorizada en transformación digital en la región, Juan Pablo tiene una cualidad rara en un perfil tecnológico: sabe comunicar.

¿Qué es lo que ha pasado con las empresas durante COVID?

Primero quiero contarte del día antes de COVID, porque nosotros -junto contigo y otros profesionales- veníamos planteando desde antes de la pandemia una transición al trabajo remoto, pero nos estaba resultando un poco complicado, aunque los mismos empleados estaban dispuestos y argumentaban que podían ser igual o más productivos si trabajaban desde casa. Y, aún así, apenas un 38% de las empresas de la región declaraba que tenía algún tipo de trabajo remoto, y muchos nos preguntaban por qué no se movía más rápido. No, no era por regulación, porque habían surgido distintas iniciativas muy buenas, pero lo que había también era mucho miedo de los gerentes a no tener a sus empleados a la vista. Y así llega COVID y entonces nos empiezan a llamar…

En tu video de predicciones tecnológicas que está colgado en Youtube y es anterior a la pandemia, hablás de la importancia de la transformación humana. En esta línea, ¿cómo tendrían que pensar los supervisores?

Es que el problema no es la tecnología… Nos dimos cuenta que lo más importante era la transformación de las personas. Te voy a dar un ejemplo: en esta situación de la pandemia, muchos gerentes se están encontrando con que sus empleados tienen un solo dispositivo en la casa, y que lo comparten con la familia, sólo una red de wifi que también usan todos y se complica un poco por el ancho de banda. Es importante recordar que nuestras empresas se basan en personas, y que debemos pensar muy bien los procesos. Por eso esta transformación se volvió una transformación humana, porque muchas de las personas con las que trabajamos no tienen las herramientas que necesitan, porque desconocen sus objetivos, no tienen métricas claras y los managers no siempre participan de los procesos.

¿Por qué en tiempos de crisis la producción aumenta? ¿Cómo hacer para sostener ese pico de adrenalina en el tiempo que dure la pandemia, y también después?

Enseguida después de la irrupción de COVID, organizamos el trabajo en fases: la fase 1 fue la fase de crisis, de la organización básica de los puestos de trabajo remoto, tal vez con algunas aplicaciones que lo hicieran más fácil. Fue una fase de mucha adrenalina que nos imaginamos que duraría 3 o 4 semanas pero lleva ya casi dos meses. Así que ahora estamos en la fase de trabajo desde casa extendido, y en esta fase entregamos herramientas de más alcance. Tengamos en cuenta que una solución no vale para todos: hay que sentarse a analizar qué apps necesitan nuestros empleados. 

¿Cómo hacer para que los equipos comerciales sean más eficientes en este contexto en el que se perdieron ciertas prácticas a la fuerza?

Yo digo que este no es el momento de salir a vender. Igual, nosotros estamos haciendo mucho para contactar a clientes nuevos y ofrecerles nuestros productos, y también para mantener nuestra relación con los clientes de antes. Lo que importa ahora es entender las problemáticas que tienen, así podemos ayudar en los procesos. Como toda venta consultiva, una vez que haces eso, empiezan a surgir las oportunidades. 

Muchas empresas pequeñas y medianas se encontraron con que sus empleados usan la modalidad BYOD (bring your own device). ¿Cómo se maneja la seguridad en esos casos?

Si, el tema de la seguridad no es menor, porque en este contexto estamos sacando nuestra propiedad intelectual del edificio de la empresa y la estamos distribuyendo. Lo que a mí me parece importante es asegurar el dispositivo desde el que estoy trabajando, cuidar que tenga un antivirus, que tenga las últimas versiones de los softwares que uso, etc. Pero hay otro aspecto importante, porque el punto débil en la cadena es el usuario. Entonces, hay que tener cuidado con nuestro login y nuestro password, que no tiene que ser ni el nombre de mi perro, ni 1234, ni la calle donde vivo, porque los hackers tienen muy fácil acceso a tu mail y en un momento pueden descifrar tu password. Hay muchas maneras de crear passwords mejores. Pero también hay que tener cuidado con el phishing. 

¿Y qué le pasa a la gente en esta situación de crisis?

Muchas compañías llevan tiempo trabajando remoto, en Estados Unidos por ejemplo. Pero en mi país no era tan común, así que cuando empezó COVID vimos que no todo el mundo tiene un espacio para trabajar en su casa, entonces lo hacen desde la mesa de comedor o en el cuarto de los niños. Y también nos dimos cuenta de que los empleados transmiten una sensación de pérdida: entonces inventamos el cafecito para una conversación uno a uno, a través de FaceTime o WhatsApp. Alguien nos propuso hacer clases de yoga por Zoom dos veces por semana, que también genera mucho enganche. Y hasta organizamos un concurso de Fortnite. La idea es conectar a personas de diferentes gustos. Lo otro que estamos haciendo es mandar cosas chiquitas como actos de presencia: helados, hamburguesas, rompecabezas para los hijos de los empleados… Buscamos potenciar lo humano.

¿Las plataformas de e-learning pueden ayudar a prepararnos para los trabajos del futuro? ¿Cuál es tu experiencia con la educación a distancia?

A mi me encanta programar y entonces me anoté en un curso, así que ahora también me hago tiempo para esto. Pero me parece importante destacar que, en este momento, se está volviendo muy difícil marcar el límite entre la vida personal y la profesional. Es importante organizarse. Yo todas las mañanas de 7 a 8.30 me siento afuera con una silla a leer el periódico, y eso no me lo quita nadie. Y luego salgo a correr al mediodía. Organizar nuestra vida con otras cosas que nos enriquezcan es fundamental.

¿Crees que va a haber más divorcios después de la pandemia?

Mi primera semana en casa fue difícil, pero no con mi esposa ni con mi hijos sino con el perro, que no se tomó muy bien que yo trabajara en mi oficina (risas). La verdad es que yo estoy disfrutando mucho de mi familia. 

Como buen conocedor de la región, en este IG Live Juan Pablo Jiménez nos dio un panorama de los desafíos que conlleva la transformación digital que está en curso. En su opinión, desde el punto de vista corporativo la implementación del trabajo remoto debe fundarse en tres aspectos: énfasis en los procesos, métricas para saber cómo se está progresando y presencia activa de los Gerentes y del área de Recursos Humanos. Jiménez destacó la importancia de dar consignas claras y de tener en cuenta la situación personal de los empleados: tanto en el tema de la seguridad como en la rutina, es clave priorizar la humanidad de las personas, sus fortalezas pero también su vulnerabilidad.